” Tempo…como você administra o seu ? “

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 Como Controlar seu tempo
 

Introdução

O dia tem 24 horas para todos igualmente , e nem sempre essas 24 horas são suficientes para que se desenvolvam todas as atividades diarias de um homem moderno.  Por esse motivo , a maneira como administramos nosso tempo é de extrema importância, por isso pode nos trazer beneficios na nossa qualidade de vida , nas nossas relações interpessoais e na produtividade profissional.

Desperdiçadores do Tempo :Conhecendo esses desperdiçadores de tempo que atuam principalmente no trabalho, na vida profissional e em casa, vamos conseguir melhorar e ate administrar nosso tempo.

 Atividade importante: é aquela que nos traz resultados efetivos e significativos: 

 Atividade Urgente: é aquela que têm a pressão do tempo para sua execução.

Atividade Prioritária: é aquela que em relação as outras , possui um grau maior de significancia, especialmente em termos de urgencia e importancia. Por isso, é interessante começar o dia definindo e trabalhando as prioridades. O resultado será uma melhor produtividade e satisfação.

 O ato de Planejar e suas etapas 

 Planejamento

Colocar em pratica o planejado: 

 Acompanhamento do planejamento, verificar se o realizado esta de acordo com o planejamento

Ação corretiva, utilizada quando observado algum desvio na execução do planejado. Essas ações tem o objetivo de corrigir e fazer com que o realizado se aproxime ao maximo do planejado. 

 Desorganização Pessoal 

A organização humana é fundamental para o desenvolvimento do sistema. A desorganização pessoal e a falta de disciplina são fatores que contribuem para a falta de tempo no trabalho e no lar.  E começa no trabalho, ou seja, mesa e arquivos desarrumados, pápeis acumulados desorganizadamente nas mesas amontoadas e nas estantes.Isto siginifica perda de tempo na localização de documentos, acarretando perda na produtividade pessoal. Veja algumas dicas: 

  1. Ao chegar documentos ou correspôndencias , tome uma decisão a respeito   
  2. È  importante eliminar tudo o que é desnecessario:   
  3. Execute tudo o que for de imediato :   
  4. Todos os dias organize sua mesa e objetos pessoais não deixando documentos parados:  
  5. Não faça anotaçoes em papeis soltos, use agendas.
    O uso de agenda bem preparada e organizada pode contribuir para melhorar a imagem perante as pessoas que compartilham seu profissionalismo. 

 Uso inadequado do telefone

É necessario planejar ligaçoes, verificando para quem precisa ligar.É importante que se faça lista de tudo o que tem pra falar e o detalhe de cada assunto. Para que as conversas no telefone sejam rapidas e objetivas O uso de fax ou email são recursos que evitam interrupções e alem disso, são mais economicos.
Lidar com varias coisas ao mesmo tempo 

Lidar com várias coisas ao mesmo tempo constitui um desperdiçador , pois causa extremo desgaste, baixando a produtividade e a qualildade do serviço. Para minimizar este tipo de problema é necessário replanejar, delegar, dizer “não” quando necessário e procurar melhorar a organização pessoal. 
   Procastinação  

 Transferir para outro dia, adiar , delongar , demorar. E é isso que a maioria das pessoas fazem: deixam tudo pra depois. Isso acaba gerando estresse pela pêndencia e acaba as vezes levando a uma crise. 

   Abandono de um trabalho inacabado para iniciar outro 

O primeiro passo para corrigir este problema é estar consciente da necessidade de disciplinar-se, fazendo um planejamento de atendimento a todas as solicitaçoes, organizando seu local de trabalho ,definindo as atividades prioritárias e finalmente: sempre que iniciar um trabalho , pare somente quando terminado. 

 Desrespeito aos horários 

A falta de pontualidade , planejamento , indefinição de prioridades e a incapacidade de dizer “não”, constituem indisciplina e falta de profissionalismo por parte da pessoa que assim age. Para cumprir os horarios é necessario fazer um planejamento das atividades diarias, ser disciplinado, ser pontual, e rigoroso no cumprimento de prazos. 

Problemas de comunicação

A comunicação é fazer-se entender e entender . Mais para isso é necessário que a comunicação seja bem feita, pois se houver qualquer problema na sua emissão , tramitação ou recepção, a situação poderá complicar-se. 

 Falta de ambiente adequado para trabalhos especiais

A falta de ambiente adequado para trabalhos especiais prejudica a produtividade e a qualidade dos resultados. È importante que se reveja a melhoria do espaço fisico de trabalho , como iluminação, ventilção e ate ruidos dificultam a concentração.

 “ Planejar é colocar em ordem, na cabeça ou por escrito , o que se quer conseguir e como se vai conseguir , antes de iniciar a ação.”                                     

                                                               Sinceramente Rebecca Freitas

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